Los emails tienen una estructura que seguir (si lo quieres hacer de una manera formal). Esta formalidad la necesitarás sobre todo en tu trabajo o como formato en la parte escrita de algún examen oficial en inglés.
Una de las claves más importantes para escribir bien un email es conocer las fórmulas que deben seguirse y NUNCA traducir de forma literal desde nuestro idioma.
A continuación te dejamos algunas fórmulas que puedes seguir y aplicar fácilmente.
Escribe sencillo y corto
Esto es algo clave para reducir al máximo las posibilidades de error. Intenta ser siempre claro y conciso con lo que escribes para evitar crear fórmulas compuestas con verbos o palabras más complejas que te hagan caer en una equivocación. Eso sí, ten en cuenta que deberás aprender un vocabulario más formal (ya que estamos en un contexto profesional).
Por otro lado, debes evaluar el tono formal en cada caso, no será lo mismo escribir a un compañero de otra sección que a tu jefe o escribir para presentar tu candidatura en un puesto de trabajo.
La estructura
Es muy fácil y rápida de aprender:
- SALUDO (Greetings)
- INTRODUCCIÓN (Introduction)
- CUERPO (Body)
- CONCLUSIÓN (Conclusion)
- DESPEDIDA
SALUDO
Formal
– “Dear Josh Stevenson”
– “Dear Mr Mckibben,”
– “Dear Louise”
Informal
– “Hello Tom”
– “Hi Susan”
– “Hello/Hi everyone”
– “Hi team”
Cuando no conoces al destinatario
– “Dear Sir/ Madame”
– “To whom it may concern” (un poco anticuado) significa “a quién corresponda”
Os dejamos una tabla con los tratamientos de formalidad en inglés (por si no recordáis bien cuál utilizar):
| MR | Se utiliza para hombres adultos (casados o solteros) | Mr King |
| MISS | Se utiliza para mujeres solteras | Miss Smith |
| MRS | Se utiliza para mujeres casadas | Mrs Griffin |
| MS | Se utiliza para mujeres que desconocemos su estado civil.(Perfecto para cartas de negocio) | Ms Huff |
INTRODUCCIÓN
Hay dos opciones.
- Si es la primera vez que escribes debes presentarte y explicar de forma breve el motivo de tu email. Para presentarte podrás utilizar algo sencillo del estilo “My name is…”. Además, dentro del contexto de trabajo puedes detallar un poco cuál es tu puesto o en qué sección estás, por ejemplo.
Para expresar el motivo, puedes utilizar…
- I am writing with regard to…
Le escribo con respecto a…
- I am writing in connection with…
Le escribo en relación a…
- I am emailing in reference to…
Le envío este correo en referencia a…
- I am writing to inform you that…
Le escribo para informarle de…
- I am contacting you to…
Me pongo en contacto con usted…
- I am happy to inform you that…
Me alegra informarle que…
- I would like…
Me gustaría…
¡¡MUY IMPORTANTE!! Ten presente que estamos ante escritos formales, en este caso NO se utilizan CONTRACCIONES. Lo puedes utilizar si es un correo menos formal (hacia un compañero o alguien con más confianza).
2. El segundo caso es si tienes que responder a un email que te hayan enviado de primera, es decir, sin tu haber creado un contacto previo.
Lo normal en estos casos es dar las gracias al emisor y posteriormente responder a las preguntas o los requisitos que te soliciten. Para dar agradecer el mensaje puedes utilizar frases como:
- Thank you for your email…
Gracias por tu email…
- In reference to your email…
En referencia a tu email…
- Following your email from…
Siguiendo tu email…
CUERPO
Importante, como dijimos al principio, debes ser breve. En esta parte debes explicar lo que necesitas sin irte por las ramas. Recuerda que estamos en un ámbito profesional.
En el cuerpo es importante que utilices párrafos para que visualmente sea un mensaje ordenado, pero, cuidado, no te excedas, limita también los párrafos. No crees más de 5 párrafos ni tampoco te extiendas mucho en ellos. Te dejamos algunos ejemplos de conectores que puedes utilizar:
- ADEMÁS: furthermore, moreover, in addition…
- AUNQUE / SIN EMBARGO: although, though, however, nevertheless…
- POR OTRO LADO: On the other hand
- POR LO TANTO: therefore
- COMO RESULTADO / COMO CONSECUENCIA: as a result / as a consequence…
CONSEJO: evita las pasivas. La voz directa es mucho más sencilla y directa.
CONCLUSIÓN
Esta es la parte final del correo en la que vas indicando que terminas con tus indicaciones o peticiones. Las frases más utilizadas son:
- Thanks you for you help
Gracias por tu ayuda
- I look forward to hearing from you
Espero sus noticias
- Thanks in advance
Gracias por adelantado
- Please, feel free to contact me if you have any questions
Por favor, si tiene alguna duda contacte conmigo
- If you have any questions, do not hesitate to contact me
No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta
- Let me know if you need anything else
Infórmeme si necesita algo más
DESPEDIDA
En el contexto de trabajo en mayor o menos medida el tono es formal. Os dejamos estas expresiones:
*os dejamos un ejemplo para que veáis como se debe escribir
EJ: Regards, / Saludos,
Irene / Irene
- Best wishes: un cordial saludo
- Kind regards: un cordial saludo
- Best regards: un cordial saludo
- Sincerely: atentamente
- Best: saludos
- Regards: saludos / un saludo
- Thanks: gracias
- Many thanks: muchas gracias
En general, no se utiliza “yours sincerely o yours faithfully” para correos electrónicos.
Con todos estos consejos aprendidos podrás ahora redactar unos emails de forma adecuada. Deseamos que te sean muy útiles y lo pongas en práctica lo antes posible!
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